Pourquoi développer un intranet pour son entreprise ?
Un intranet est capable de faciliter le travail d’une organisation.
La rapidité de la livraison
Un intranet gère efficacement les communications internes d’une entreprise. Cela signifie que la rapidité de la transmission des informations vitales est toujours garantie.
Finis les retards dus au fait que le courrier d’entreprise ne parvient pas à être envoyé ou que votre ordinateur ne répond pas correctement. Lorsque vous travaillez à partir d’un intranet, vous travaillez dans un espace collaboratif et sécurisé.
Cela signifie également que vos documents et informations importants sont toujours à portée de main.
Moins de stress
Maintenir un niveau optimal de communications d’entreprise est extrêmement stressant, surtout lorsque vous ne disposez pas de l’infrastructure adéquate. Un intranet peut atténuer le stress et l’anxiété liés au fait de ne pas avoir accès aux documents requis.
Elle réduit également le temps passé à attendre une réponse à un courrier électronique, ou qu’un collègue vienne de l’autre bout de l’organisation pour livrer un document. Un intranet raccourcit les distances et accélère les processus.
Facilité d’utilisation
Vous n’avez pas besoin d’une formation préalable pour utiliser un intranet. En fait, il s’agit d’un outil assez intuitif et familier. Son objectif est de fournir un environnement dans lequel vous pouvez partager vos informations et vos connaissances avec le collectif sans aucun problème.
Il vous permet également de rechercher facilement des documents et des informations importants où que vous soyez, pour autant que vous ayez accès au réseau privé.
Multi-plateforme
Comme d’autres services de collaboration, les intranets peuvent être utilisés à partir de différents appareils. Il n’est pas nécessaire d’être toujours dans l’entreprise sous le même réseau. Si vous disposez des informations d’accès, vous pouvez vous connecter et rechercher ce dont vous avez besoin.
Moins de barrières
Les intranets contribuent également à développer des relations saines au sein de l’organisation. En effet, ils sont capables d’abattre les murs entre les départements et les employés.
Parce qu’ils sont collaboratifs et axés sur une communication constante et efficace, les composants humains seront en mesure de mieux accomplir leur travail.
Fournit la traçabilité
L’intranet étant la plaque tournante de toutes les communications internes d’une entreprise, tout ce que vous faites y sera enregistré. Au fil du temps, elle créera une base de connaissances à la disposition des employés actuels et nouveaux, le tout dans le but de garantir la fonctionnalité, la continuité et la compréhension de tous les processus internes.
Comment créer facilement un intranet d’entreprise ?
Avez-vous entendu parler des intranets ? Un intranet est un réseau privé, que de nombreuses entreprises utilisent en interne pour partager des ressources avec leurs employés. Cela signifie qu’il s’agit d’un site web auquel seules des personnes spécifiques ont accès ; dans ce cas, les membres qui possèdent le domaine de l’entreprise.
Créez votre intranet avec Google Sites
L’une des options les plus simples si vous souhaitez créer rapidement l’intranet de votre entreprise est Google Sites. Google Sites est l’une des applications que Google inclut, tant dans sa version gratuite que dans sa version payante pour les entreprises, G Suite. Avec cette application, vous pouvez créer des sites web très facilement et les relier aux fichiers que vous avez dans d’autres applications Google, comme Drive, Docs, Calendar ou Slides.
Étapes pour créer votre intranet dans Google Sites
Avez-vous un compte Google ?
La première étape, si vous n’avez pas encore de compte Google, est d’en créer un. N’oubliez pas que vous disposez de l’option gratuite, mais si vous souhaitez la partager avec une équipe qui possède le même domaine professionnel, vous aurez besoin de G Suite. Si vous disposez déjà d’un compte, il vous suffit de vous connecter et de vous rendre sur Google Sites.
Déterminer l’objectif de l’intranet
Cela peut paraître idiot, mais l’un des aspects les plus importants est de déterminer pourquoi vous voulez un intranet. Vous pouvez vouloir un site web pour partager des informations et des données relatives à l’entreprise, ou l’utiliser comme une forme de communication interne, entre autres options.
Créez votre intranet
Une fois que vous connaissez l’objectif du site web, vous pouvez créer votre intranet. Pour ce faire, rendez-vous sur Google Sites et, si vous préférez, travaillez à partir d’un modèle. Vous avez deux possibilités : travailler avec la version classique (avec des modèles d’intranet) ou avec la nouvelle version. Ce dernier ne propose pas de modèles gratuits, mais il est très facile à utiliser et peut donc constituer une bonne option. Cependant un prestataire comme SecuServ est une bonne option pour votre intranet sur-mesure.
Configurer l’accès aux informations
La dernière étape consiste à configurer le site web afin que seuls les membres de votre équipe puissent y accéder. Pour ce faire, si vous êtes dans la version classique, allez dans Paramètres > Options de partage et permissions, et ajustez-le comme vous le souhaitez. Dans la nouvelle version, vous devez aller sur le bouton « Partager avec d’autres ». Compte tenu du fait que ce que nous voulons est un intranet pour les entreprises, nous vous recommandons de le laisser activé :
- Activé pour uCloudStore : si vous voulez que n’importe qui dans uCloudStore puisse rechercher le site web et y entrer.
- Activé pour tout le domaine uCloudStore qui a le lien : si vous voulez que seules les personnes qui ont le lien puissent entrer. Cela peut être utile si vous souhaitez l’utiliser sur une base départementale.
Il est également recommandé de déterminer si les personnes auxquelles vous donnez accès peuvent également modifier le document, ou seulement le visualiser. L’option d’édition est appropriée si vous souhaitez un environnement entièrement collaboratif. Toutefois, si vous souhaitez uniquement informer les membres de votre entreprise, vous pouvez choisir de le configurer en mode d’affichage uniquement.
Vous voulez créer votre intranet avec Google Sites ?
Si vous souhaitez configurer votre site Web avec Google Sites dès maintenant et si vous avez besoin d’aide et de conseils sur G Suite, les experts de SecuServ seront heureux de vous aider en tant que partenaire Google Premier.
